In elk veranderingsproces krijgen we wel deze vraag. Het is een vraag waar we zelf ook meerdere keren blijven bij stil staan doorheen het hele proces. Kunnen we vooruit? Hebben we iedereen mee? Gaan we de vooropgestelde deadlines halen of moeten we toch wat trager gaan?
Zoals bij veel aspecten van change management, is ook deze vraag geen exacte wetenschap. Geen glazen bol waarbij we op voorhand exact het punt kunnen voorspellen waar we op het gaspedaal mogen duwen. Het is telkens opnieuw op maat en op tempo werken van de organisatie en het team. Doorheen de jaren hebben we wel geleerd om signalen op te pikken die ons richting geven of we trager of sneller vooruit kunnen. We delen er graag enkele van in deze blogpost.
Kent iedereen van het team, de waarom van de verandering? Weet iedereen waarom we het doen en waarom we aan tafel zitten? Klinkt evident maar vaker dan men zou denken, merken we dat niet alle teamleden altijd even hard op de hoogte zijn. Soms hebben ze er wel over gelezen of gehoord maar kunnen ze dit nog niet altijd goed vertalen naar wat dit betekent voor hen. Soms kan iedereen de nieuwe gewenste situatie benoemen maar niet de waarom. Voor ons een teken om even stil te staan, een stap achteruit te zetten of zelfs even helemaal op de pauzeknop te duwen.
Geen reactie meer…
Het gebeurt in processen dat er geen reacties op mails meer komen of teamleden niet meer komen opdagen op vergaderingen. Een dubbel signaal. Er kan volop vertrouwen zijn dat het team het goed aanpakt en de resultaten van de verandering in de lijn liggen van hun idee. Ze maken ruimte voor andere prioriteiten vanuit geloof in de mensen die er mee bezig zijn. Misschien mag je die participatieladder plat leggen en is het niet zo erg dat hun betrokkenheid op de verandering vermindert. Soms is het een teken van weerstand. Een teken om op in te spelen. Een goed idee om dan even een tussenstap te zetten en met die persoon apart eens een koffie te drinken of een telefoontje te doen. Of is het verandermoeheid? Wat het ook inhoudt, het is een signaal om naar te handelen. En soms is “een duimpje” voldoende om te weten of je zo wel of niet kan verder doen.
Wij herhalen ook veel. Onlangs zei ons nog iemand “nu snap ik waarom jullie elke keer beginnen met te kaderen wat er al gebeurd en beslist is. Ik vond dat toen niet echt nodig maar goed dus dat jullie dat gedaan hebben.” En met reden. In elk participatief proces zit er tijd tussen de verschillende stappen. In de dagdagelijkse hoeveelheid aan taken, gaan eerdere beslissingen of stappen in het proces, wat meer naar de achtergrond. Soms moet men de beslissing twee keer horen vooraleer die goed doordringt wat dat nu precies voor hen of de organisatie betekent. Daarom start elke bijeenkomst bij ons met een korte herhaling van de waarom, het doel en de stand van zaken. Vaak onze allereerste slide in een powerpoint. We voelen daardoor beter aan of er struikelblokken zijn of we vlotjes kunnen verder doen.
Een tussenstap of een pauze hoeft zeker niet problematisch te zijn. Integendeel. Soms haal je verder in het proces de tijd weer in, soms kan je sneller vooruit gaan als iedereen terug mee is. En, wat nog belangrijker is… wanneer het team de verandering echt aanvaardt en er ook naar handelt, win je heel van tijd.
Waar zit jouw winst?