Robin, jeugdconsulent in Kaprijke zei het mij gisteren nog. “Het jaar voor en het jaar na de goedkeuring van het meerjarenplan, dat zijn de drukste.”
Dat gevoel herken ik. Enerzijds de “oef, we zijn er geraakt” en anderzijds “wat gaan we nu concreet doen?”. De hele fase in aanloop van het meerjarenplan is een boeiende periode van input, afstemming en prioriteiten kiezen. Eénmaal goedgekeurd, leeft de vraag naar concretisering. In acties, in timing en in verantwoordelijkheden. En dat neem je als diensthoofd best snel in handen. Om verwachtingen helder te hebben, om taken verdeeld en haalbaar te krijgen en ook om successen te kunnen vieren.
3 "simpele" vragen
Zo ben ik opnieuw in een aantal steden en gemeenten aan de slag om, vanuit mijn externe blik, hierbij te ondersteunen. Een cocreatiedag, een kerngroep, een planningstweedaagse… mijn agenda is weer goed gevuld. De “simpele” vragen die ik dan stel, zijn onder andere…
· Stel, we zijn op het einde van het meerjarenplan, wat maakt dat wij als team tevreden zullen zijn?
· Wat daarvan willen we dan dit jaar al in handen pakken?
· En wie zet mee de schouders hieronder?
Draagvlak en betrokkenheid
De focus ligt dan bij mij vooral op betrokkenheid creëren. Waarom is iets in het meerjarenplan beland en waar zit de meerwaarde voor iedereen aan tafel? Hoeveel draagvlak is er om hier snel mee vooruit te gaan of zit er nog ergens weerstand waar we eerst mee aan de slag moeten?
Na zo’n moment, volgt dan de opdracht om alles te bundelen in een jaaractieplan, in een overzichtelijke excell, planningstool of affiche aan de muur. Hier en daar is een projectfiche relevant om het nog meer te concretiseren. Voor sommige acties starten we misschien ook een werkgroepje op.
Ik plan telkens ook een uurtje feedback op wat er ligt om te horen of alles haalbaar is, waar de meeste energie zit en waar we, op het eind van het jaar de cavafles (of iets anders) willen voor openen.
Het maakt mij enthousiast wanneer ik de energie kan ervaren van een team dat op één lijn zit, dat er goesting in heeft en duidelijkheid ervaart over wat ze samen gaan realiseren. Robin heeft gelijk. Het maakt dat eerste jaar van het meerjarenplan druk maar ik zie telkens opnieuw dat het ook werk (en weerstand) bespaart in de jaren die volgen.
Is jullie meerjarenplan al concreet?
#coasteracademy